Bedrijfsvoering

HRM

Doorontwikkeling organisatie
In 2021 is de organisatiestructuur aangepast. Door samenvoeging van alle op de bedrijfsvoering gerichte afdelingen in één nieuwe afdeling Concernzaken is het aantal afdelingen teruggebracht van 7 naar 4. De hoofden van deze afdelingen vormen samen met de algemeen directeur en de directiesecretaris het Directieteam. Eén van de belangrijkste opdrachten van het Directieteam is het versterken van de concernbrede samenwerking en het strategisch vermogen en het verminderen van de kwetsbaarheid op sleutelfuncties. Het inrichten van de afdeling Concernzaken is een belangrijke stap hierin, maar zeker niet de enige. De komende jaren zal via meerdere verandertrajecten gericht worden gewerkt aan de versterking van de organisatie. Het doel is te komen tot een flexibele en adaptieve lerende organisatie, gericht op samenwerking. Een organisatie die ook nodig is om echt opgavegericht te kunnen werken, zoals in ons coalitieakkoord is aangegeven. Dat betekent dat we voor de aanpak van de grote maatschappelijke opgaven, zoals beschreven in de Omgevingsvisie, kiezen voor (verbreding en verdieping van) de ‘opgavegerichte’ benadering. Dat houdt in dat we deze opgaven centraal stellen en niet de afzonderlijke beleidsvelden, en dat we deze niet alléén aanpakken, maar samen met andere publieke en private partners. Het is een belangrijk onderdeel van onze bestuurlijke vernieuwing. Maar het stelt ook bijzondere eisen aan de ambtelijke organisatie. Het vraagt andere structuren en eenduidige afspraken over werkwijzen, een concernbrede sturing, aanpassing van mandaten en bevoegdheden. Hiervoor is al een goed fundament gelegd, dat met de doorontwikkeling verder wordt uitgebouwd. Via enkele gerichte pilotprojecten wordt hiermee meer praktijkervaring opgedaan.

Herijking formatie
In de loop van de jaren is de omvang van de provincie Flevoland gestaag doorgegroeid. Dat geldt zowel voor het aantal inwoners als voor de fysieke infrastructuur en de economie. Navenant nam ook het aantal en de complexiteit van de regionale vraagstukken toe. Doordat de omvang van de formatie daarmee geen gelijke pas hield, hebben deze ontwikkelingen gezorgd voor een toenemende druk op de ambtelijke organisatie. Deze nadert op onderdelen de kritische grens van wat verantwoord is. Met de huidige complexe opgaven en forse nieuwe opgaven in het verschiet (Flevodeal), is het duidelijk dat die druk alleen maar zal toenemen. Omdat de toegevoegde waarde van de provincie in grote mate wordt bepaald door de ambtelijke inzet, is een adequate formatie onmisbaar om een rol van betekenis te kunnen blijven vervullen. We gaan het komend jaar onderzoeken hoe onze formatieomvang zich verhoudt tot onze opgaven.

Duurzaam woon-werkverkeer
Nu medewerkers door de coronacrisis ervaring hebben met het werken op afstand van het provinciehuis, onderzoekt de provincie wat nodig is voor meer tijd en plaats en bewust werken. De verwachting is dat daardoor een afname plaats vindt van het gebruik van fossiele brandstof auto’s in het zakelijk verkeer, met als gevolg minder CO2 uitstoot. Tevens bevordert de provincie, als deelnemer aan de landelijke Coalitie Anders Reizen, het gebruik van het openbaar vervoer en de fiets voor woon-werkverkeer en dienstreizen.  

Participatiewet
De realisatie van de taakstelling voor de Participatiewet verloopt voorspoedig. Eind 2020 is 17,8 fte bezet door kandidaten uit de doelgroep van de Participatiewet. Flevoland ligt daarmee ruimschoots boven de te behalen wettelijke quotumnorm van 14,5 fte. 
De basis onder de succesvolle aanpak is de aanwezige behoefte bij het management voor het aanstellen van een participatiemedewerker. Daardoor is maatwerk mogelijk in de selectie van kandidaten en zijn participatiemedewerkers beter in staat een waardevolle en duurzame bijdrage te leveren. Bovendien geven ze door hun aanwezigheid extra kleur aan de diversiteit binnen de organisatie.

Interne beheersing en rechtmatigheid

Enkele jaren geleden is op basis van voorstellen besloten om het dagelijks bestuur de rechtmatigheid van de jaarrekening te laten verklaren. Doel van dit en andere voorstellen was om de aanspreekbaarheid van het bestuur te vergroten. Daarnaast is deze verandering bedoeld om het gesprek tussen PS en het bestuur te stimuleren. Daarvoor wordt het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) veranderd. Inmiddels is de invoeringsdatum verschoven naar 2022. In de bespreking over het jaarverslag 2020 hebben PS hierover met de accountant van de provincie van gedachten gewisseld. In de huidige situatie stelt de accountant de rechtmatigheid van de jaarrekening vast en hij beoordeelt de financiële getrouwheid en rechtmatigheid. Nadat de wet is veranderd beperkt de controleverklaring van de accountant zich, waarschijnlijk vanaf begrotingsjaar 2022, tot de juistheid van zowel de jaarrekening als van de rechtmatigheidsverklaring van het college.

Formeel verandert er niet zo veel: impliciet was het college altijd al verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, zowel financieel als niet-financieel. Toch zal er meer nadruk worden gelegd op de onderbouwing van de verklaring van het college van Gedeputeerde Staten (GS). GS moeten expliciet aantonen dat zij rechtmatig hebben gewerkt. Deze verandering beoogt dan ook de kwaliteit van de verantwoording te vergroten. Inmiddels zijn we gestart met de verkenning van wat dit in de praktijk betekent en hoe GS een dergelijke verklaring kan afgeven. We beschouwen dit als een leerproces, waarbij meer vooruit wordt gekeken dan achterom. Ook een passende informatiebehoefte zal zich ontwikkelen. Het is te verwachten dat met name de bewustwording van management en medewerkers rond rechtmatig handelen, bijvoorbeeld in bekende processen van inkoop en aanbesteding, subsidies en dergelijke, ook binnen het dagelijks werk in de organisatie zal toenemen. Daarnaast zal het college moeten kunnen vertrouwen op het onderzoek dat door de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) wordt uitgevoerd. Feitelijk baseert ook de accountant zich de laatste jaren al op het onderzoekswerk van de VIC, bijvoorbeeld van de Europese aanbestedingen en de verleende subsidies.

We baseren ons (meerjarig) controlebeleid op de ‘three lines of defence’ waarmee we vaststellen hoe in de organisatie control is ingericht. We richten de interne beheersing en de internal auditfunctie zo in dat GS de jaarrekening gemotiveerd rechtmatig kunnen verklaren.

Monitoring aanbevelingen

Voor het tweede jaar is op verzoek van PS bij het Jaarverslag 2020 de voortgang van de uitvoering van de aanbevelingen uit de onderzoeken van de Randstedelijke Rekenkamer gemonitord.

Automatisering en informatievoorziening

De afgelopen jaren is de informatievoorziening van de provincie Flevoland ‘op orde’ gebracht. Een belangrijke stap die nog moet worden genomen is de overgang van de eigen ICT-omgeving naar clouddienstverlening. De verhuizing naar dit nieuwe ‘cloud datacenter’ wordt in september 2021 gerealiseerd en zal daarna in fasen worden geoptimaliseerd; dit zal zeker de komende jaren nog de nodige aandacht vragen.

De digitalisering van de samenleving en (daarmee ook) de provincie zal de komende jaren in snel tempo voortgaan. De visie van de provincie Flevoland en de daarvoor benodigde activiteiten en middelen zijn uitgewerkt in een nieuwe ‘Informatiestrategie 2021-2024’. Dit jaar zijn reeds de 1e stappen gezet. Zo is er op het gebied van data gedreven werken een geheel nieuw dataplatform geïmplementeerd (ten behoeve van complexe data-analyses en managementrapportages) dat de komende jaren zal worden uitgebouwd. Ook wordt er – mede gezien de beoogde beweging naar ‘hybride werken’ (een nieuwe mix van werken op kantoor en thuis) fors geïnvesteerd in ‘slim digitaal samenwerken’ door implementatie van nieuwe instrumenten (met Microsoft Teams en Sharepoint als fundament). Ook wordt er gericht gewerkt aan het vergroten van de digitale kennis en vaardigheden van de medewerkers. Daarvoor is in 2020 digitale leeromgeving met (specifiek voor provincie Flevoland ontwikkelde) basistrainingen dat in 2022 zal worden uitgebreid.

Er zijn ook de nodige ontwikkelingen op het gebied van de wet- en regelgeving met de nodige impact op informatievoorziening en digitalisering van de provincie, waaronder de Omgevingswet, Wet open overheid en de
Wet digitale overheid. De inwerkingtreding van de Omgevingswet is verder uitgesteld (nu tot 1-7-2022), maar de impact van met deze wet gepaard gaande digitalisering (‘digitaal stelsel Omgevingswet’) zeker ingrijpend zijn. Dat geldt ook voor de Wet open overheid, die naar verwachting per 1-4-2022 van kracht zal worden. Uit een begin 2021 uitgevoerde impactanalyse is vastgesteld dat de gevolgen van deze wet voor de provincie(s) groot zijn. De Wet digitale overheid is een kaderwet met vooralsnog focus op toegangsbeveiliging en het gebruik van (open) standaarden, maar deze wet zal snel worden uitgebreid (o.a. met de reeds geldende regelgeving met betrekking de toegankelijkheid van overheidswebsites en -toepassingen). Deze wet- en regelgeving heeft grote impact op de wijze waarop de provincie haar processen uitvoert, inclusief de daarvoor benodigde informatiesystemen. Deze ontwikkelingen zijn in de ‘Informatiestrategie 2021-2024’ voorzien en vragen de komende jaren de nodige aandacht.

Naast alle nieuwe ontwikkelingen moet ook het bestaande IT-landschap ‘up to date’ gehouden worden; komende periode staan (onder meer) de vervanging van de ‘oude’ systemen voor financiën en HR op de agenda; ook zal het document management systeem moeten worden aangepast en een nieuwe oplossing voor workflow management worden geïmplementeerd waarmee kan worden voldaan aan de eisen (van onder andere de Omgevingswet).

Door de toenemende digitalisering - niet alleen in de bedrijfsvoering, maar ook steeds meer in de primaire processen- worden de risico’s op het gebied van informatieveiligheid groter. Hiertoe is 2020 het informatiebeveiligingsbeleid geactualiseerd en aangescherpt. Speerpunt daarin is de nieuwe, verplicht in te voeren, ‘baseline informatieveiligheid overheid’ (BIO). Deze baseline biedt concrete handvatten voor het bepalen van een adequaat beveiligingsniveau en daarbij passende beveiligingsmaatregelen (‘basis beveiligingsniveau’). Hiertoe zijn/worden risicoanalyses uitgevoerd bij de afdelingen; dit zal in het najaar 2021 verder worden uitgewerkt met verdiepende analyses voor specifieke bedrijfsonderdelen waarvoor hogere risico’s zijn onderkend, die aanvullende maatregelen vereisen.

Bij de verdere ontwikkeling van de informatievoorziening en digitalisering wil de provincie Flevoland optimaal gebruik maken van de mogelijkheden die het programma ‘Interprovinciale Digitale Agenda’ (IDA) biedt. Het vastgestelde programmaplan van IDA voor 2021 biedt hiervoor goede aanknopingspunten. Dit programma zal ook in 2022 worden voortgezet; de provincie Flevoland is hier nauw bij betrokken.

Inkoop en aanbesteding

Conform ons inkoop- en aanbestedingsbeleid stimuleren we bij nieuwe aanbestedingen waar mogelijk de benutting van hernieuwbare energie, de bio- en circulaire economie en de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en minimaliseren we het energieverbruik en de belasting van het milieu. Onze aanbestedingen hebben wij zodanig ingericht, dat we verbeteringen hebben bereikt in het gebruik van materialen en energie. Wij betrekken de Participatiewet bij de uitvoering van inkopen en aanbestedingen. Tot op heden voldoet de provincie aan de vereiste normering. Het in 2017 vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid is reeds in lijn met het Coalitieakkoord 2019-2023, de daarin beoogde resultaten en de uitkomsten van het vastgestelde actieplan ‘Het Goede Voorbeeld’.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Onder de AVG worden privacyrechten versterkt en krijgen met name overheidsorganisaties meer verantwoordelijkheden bij het verwerken en beveiligen van persoonsgegevens. In de organisatie wordt extra aandacht besteed aan datalekken, gijzelsoftware en het voorkomen daarvan door middel van bewustwording, het maken van back-ups tegen mogelijke gevolgen van ransomware en continue bijhouden van onder meer technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

Wet open overheid

Het wetsvoorstel Wet open overheid (Woo) heeft tot doel overheden en semi-overheden transparanter te maken. De kern is dat overheidsorganisaties verplicht worden om meer categorieën documenten actief openbaar te maken. De Woo moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Deze Woo vervangt op termijn de Wet openbaarheid van bestuur (Wob).
Het aangepaste wetsvoorstel is in behandeling bij de Eerste Kamer en treedt naar verwachting vanaf 1 april 2022 (gefaseerd) in werking. Als gevolg van onder andere het rapport van de Parlementaire ondervragingscommissie kindertoeslag is de vraag naar transparantie van overheden enorm toegenomen. Dat zien we aan berichten in de pers en ook binnen onze organisatie aan het sterk toenemende aantal (en complexiteit/omvang van) WOB-verzoeken. Iedere overheidsorganisatie moet haar handelen voor, tijdens en na afloop van het maken/ uitvoeren van beleid en wetgeving altijd onderbouwd kunnen verantwoorden. Een goede informatievoorziening aan PS, burgers, bedrijven en journalisten is noodzakelijk in de democratische rechtstaat. Dat maakt dat de informatiehuishouding duurzaam toegankelijk moet zijn ingericht én geschikt om op zeer korte termijn informatie te publiceren conform daartoe geldende richtlijnen (AVG, digitaal toegankelijk, standaarden).

De Woo heeft flinke financiële en personele gevolgen voor de organisatie. Het aanstellen van een of meerdere contactpersonen voor het beantwoorden van externe vragen is verplicht. Ingrijpende aanpassingen aan de informatiehuishouding zijn noodzakelijk om aan de eisen en termijnen van openbaarmaking te voldoen. Daarnaast zijn wijzigingen in processen, sjablonen en systemen én de aanschaf van een anonimiseringstool nodig. Medewerkers moeten hun documenten anders gaan opstellen en schrijven. Daarvoor is bewustwording en opleiding noodzakelijk. Nu de aankomende wetgeving meer vaststaat gaan we de activiteiten en middelen van het thema informatiebeheer van de ‘Informatiestrategie 2021-2024’ nader uitwerken. In 2022 starten we een concernbreed programma om de Woo te implementeren. Hierbij nemen we ook de vernieuwing van de Archiefwet mee, die waarschijnlijk op 1 januari 2023 in werking treedt. We werken zo veel als mogelijk samen met andere provincies.